Вернуться к обычному виду

Функции архивного отдела

В соответствии с основными задачами Отдел выполняет следующие функции: 

1 Разрабатывает годовые и перспективные планы развития  архивного дела в районе и составляет отчеты об их исполнении.

2 Обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов  Отдела, в том числе:

   - обеспечивает постоянное хранение, комплектование, учет и  использование:

   - архивных фондов и архивных документов Организаций на носителях различных видов,  а также документов  личного происхождения относящихся к  Архивному фонду  Российской  Федерации, переданных на законном  основании на хранение  в Отдел;

    - печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

    - учетных документов, архивных справочников, картотек и других  материалов, необходимых в практической работе  Отдела.

3 Обеспечивает временное хранение, комплектование, учет и использование документов:

  - постоянного хранения, образовавшихся в деятельности  располагающихся на территории района Организаций относящихся к государственной собственности, в ходе реализации отдельных государственных  полномочий, переданных Отделу в соответствии  с действующим  законодательством и ( или)  заключенными договорами.

  - по личному составу ликвидированных Организаций,  зарегистрированных и  (или) функционировавших на территории района, не имеющих правоприемников или вышестоящих организаций.

4 По согласованию с главой администрации района при наличии свободных площадей  и необходимых условий может осуществлять хранение других архивных  документов Организаций и граждан;

5 Разрабатывает и,  по согласованию с экспертно- проверочной комиссией (далее-ЭПК) управления культуры и архивного дела области, представляет  на утверждение главы администрации  района  списки Организаций-источников  комплектования Отдела, ведет систематическую работу по их уточнению и усовершенствованию;

6 Осуществляет прием документов Архивного фонда Тамбовской области и других архивных документов на хранение в Отдел;

7 Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе;

8 Создает и совершенствует научно-справочный аппарат  к архивным документам, хранящимся в Отделе; при наличии  соответствующих технических средств  и кадрового обеспечения  создает автоматизированные информационно-поисковые системы,  банки и базы данных, справочники о составе документов;

9 Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов Организаций- источников комплектования Отдела, в том числе:

10 осуществляет контроль по сохранности и учету  архивных документов  в организациях- источниках комплектования отдела;

11 рассматривает и согласовывает Положения об архивах, экспертных  комиссиях и инструкции по делопроизводству Организаций.

12 рассматривает и представляет ЭПК управления культуры и архивного дела области для утверждения описи дел постоянного хранения, для  согласования- описи дел по личному составу,  номенклатуры дел  Организаций,  акты о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях документов, акты о необнаружении документов, пути розыска которых  исчерпаны:

13 изучает и обобщает результаты работы архивов Организаций,  распространяет их передовой опыт;

14 проводит совещания, семинары и  консультации  по вопросам  организации архивного дела;

15 оказывает содействие Организациям, расположенным на  территории района, в обеспечении хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

16 разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы архивов Организаций,  повышению квалификации их работников;

17 информирует органы местного самоуправления, иные заинтересованные лица о составе и содержании архивных фондов и документов Отдела;

18 исполняет запросы обращающихся  на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной архивной  информации, выдает соответствующим образом  оформленные  архивные  справки, выписки, копии документов, информационные письма , тематические перечни, тематические обзоры документов или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве;

19 организует работу пользователей архивных документов в Отделе;

20 Предоставляет государственные и муниципальные услуги в соответствии с  утвержденными администрацией области, администрацией района административными регламентами предоставления  государственных и муниципальных услуг.

21 Обеспечивает своевременное размещение  в Региональном электронном реестре, на сайте администрации района информации о государственных и муниципальных услугах.

22 Участвует, в соответствии с муниципальными правовыми актами, в работе по предоставлению  информации о деятельности администрации района.

23 популяризует архивное дело и архивные документы: оформляет документные выставки, готовит материалы для средств массовой  информации,  проводит встречи с общественностью, использует иные средства для  достижения указанной цели.

Яндекс.Метрика